IPA (2021) 비용견적프로세스, 비용견적지침

비용견적 프로세스

 

견고하고 확실하며 투명한 비용견적을 작성하는 것은 세계적 수준의 프로젝트를 진행하기 위해 필수적이다. 비용견적 프로세스는 지속적인 개선 방법론에 포함되어 있으므로 반드시 선형적인 것은 아니다.

 

이 섹션에서는 명확한 책임과 부문 전반에 걸친 일관된 데이터 수집을 통해 정확성을 개선한 비용견적 작성 접근 프레임워크를 간략하게 설명한다.

접근 성능 프레임워크는 8단계의 사이클로 구성되어 있다. 요구사항 안내서는 각 단계에서 실무자가 수행해야 하는 예상 프로세스 및 확인 사항에 대해 자세히 설명다.

 

비용견적 프로세스의 중심에는 모든 비용 견적의 구성 요소로 구성된, 예상 최종 비용으로 제시되고 그 신뢰도를 확인하기 위해 변동 범위가 포함된 비용 견적에 대한 공통의 개념적 이해가 있다.

• 기본비용 견적 – 이용 가능한 데이터를 기반으로 각 구성 요소의 가장 가능성이 높은 비용의 위치
• 불확실성 – 프로젝트를 파악 수준 즉 성숙도와 관련이 있는 가정사항에 대한 민감도
• 리스크 – 확률에 기반한 사건의 임팩트를 인정하는 것

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1단계: 개요를 수립하고 팀을 구성

프로젝트 개요의 결과를 이해

프로젝트의 시작 단계와 각 단계의 시작 시에 전체적인 프로젝트 개요를 수립하고 명확한 목표를 설정하는 것은 견고한 비용견적을 작성하는 데 중요한 단계이다. 프로젝트 개요 정보는 비용 견적의 맥락과 요구사항을 명확하게 이해할 수 있도록 해야 한다. 이를 통해 적절한 리소스 고려 사항을 파악하고, 상세한 작업 계획을 수립하며, 책임을 명확하게 정의할 수 있다. 전체 비용 견적 일정, 승인 프로토콜, 업무 방식, 필요한 보증 수준 및 책임 등 명확한 비용 견적 수립 전략을 합의해야 다.

적합한 팀 구성

프로젝트 개요에서 얻은 정보를 바탕으로, 비용 견적을 작성할 적합한 기술 팀을 파악하는 데 집중해야 한다. 더 복잡한 프로젝트의 경우, 프로젝트의 적절한 시점에 올바른 전문 지식(예: 터널, 교량, 고속철도 등)과 경험을 확보할 수 있도록 특별한 주의와 추가 투자를 고려해야 한다. 팀은 시장에 참여하여 시장 상황과 현재 시장 분위기를 파악해야 다.

행동 유도

적절한 팀 환경은 열린 토론과 도전을 지원하는 데 중요한 긍정적인 행동과 명확한 의사소통 채널을 촉진한다. 비용 견적은 독립된 작업으로 진행되어서는 안 되며, 설계 및 전달 관련 이해관계자들이 적시에 의견을 제공하는 협력적인 팀의 노력으로 진행되어야 한다.

검토 포인트 설정

프로젝트 리더십은 프로젝트에 필요한 전문 지식을 갖춘 다양한 견해를 포함하는 검토 패널, 독립적인 보증 또는 ‘비판적인 친구’ 접근 방식을 사용하여 명확한 비용 견적 검토 및 보증 포인트를 합의해야 한다. 이는 프로젝트의 통합 보증 및 승인 계획에 문서화되어야 한다. 검토자는 프로젝트의 생애주기 동안 연속성을 유지하여 지식 기반을 개선하고 배운 교훈을 이행해야 한다.

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2단계: 데이터 및 증거 수집

표준 구조 수립

모든 비용 견적은 그림 6과 같이 일관된 “레벨 0” 비용 분석 구조를 채택해야 다. 다양한 분야와 프로젝트 유형에 따라 업계에서 인정된 비용 분류를 채택할 수 있지만, 공통된 높은 수준의 분석은 프로젝트 전반에 걸쳐 비교, 벤치마킹 및 일관된 언어를 지원다.

 

권장되는 비용 분석은 IPA 모범 사례 벤치마킹 지침 문서와 일치한다.

데이터 무결성

신뢰할 수 있고 견고한 비용 견적을 작성하려면 고품질 데이터로 뒷받침되는 탄탄한 증거 기반이 필요하다. 사용 가능한 증거와 데이터가 불충분할수록 비용 견적의 불확실성이 커진다. 벤치마킹을 도입하여 데이터의 무결성을 검증하고, 비용 견적에서 가치가 높은 영역에 특히 주의를 기울여야 한다.

 

데이터의 품질과 성숙도는 점진적으로 개선되어야 한다. 비용 견적 팀은 프로젝트 라이프사이클 전반에 걸쳐 기본 데이터를 검토하고, 프로젝트가 진행됨에 따라 새로운 정보와 교훈을 반영해야 다.

가정사항 문서화

가정사항을 문서화하는 것은 비용 견적을 작성할 때 기본적으로 수행해야 하는 활동이다. 비용 견적이 작성될 때 가정사항은 여러 프로젝트 이해 관계자(SRO, 프로젝트 디렉터 및 프로젝트 팀)에게 명확하게 전달되어야 한다. 이를 통해 비용견적의 기반이 되는 맥락이 명확하고, 합의되었으며, 프로젝트 방향에 따라 비용 견적 팀에 의해 정확하게 해석될 수 있다.

 

비용 견적은 종종 프로젝트 개발의 설계 확정 또는 스냅샷을 기반으로 하지만, 비용 견적 팀은 다음과 같은 다양한 유형의 가정사항을 기록해야 한다.

• 엔지니어링 가정사항 – 프로젝트 설계에는 시공성, 범위 옵션 및 대체 시공 방법, 임시 공사 및 시방서 조항에 관한 기술적 결정이 포함된다. 비용 견적 팀은 설계자와 긴밀히 협력하여 설계 문서에 나타나지만 아직 확정되지 않은 부분을 파악해야 한다.
• 비용견적 가정사항 – 비용 견적을 작성할 때 팀은 시장 상황, 가격, 효율성, 생산 속도를 가정한다. 이러한 가정사항은 비용견적, 벤치마크 또는 전문가의 의견에 따라 검증되어야 한다.
• 실행 및 상업적 가정사항 – 조달 및 계약 구조, 리스크 및 납품 관리에 대한 접근 방식의 차이를 해결하기 위한 가정사항이다.
• 허용 오차 – 정량화 또는 측정 기법에 따라, 자재 명세서, 수량 산출 및 도면에는 본질적인 부정확성이 존재한다.

리스크에 대한 가정사항은 리스크 등록부에 최소 발생 가능성, 임팩트, 완화 조치, 의존성, 가정사항 및 관련 비용의 정당성으로 기록되어야 합니다. 이러한 사항은 프로젝트 및 견적 주기 동안 지속적으로 검토되어야 한다.

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3단계: 비용견적 방법론 선택

비용견적을 위한 여러 가지 인정된 방법이 있다. 프로젝트의 성숙도와 기반 데이터의 품질에 따라 가장 적합한 방법을 파악하는 것이 중요하다. 선택한 방법론이 명확한 증거에 기반한 정당성을 뒷받침하는 것이 중요하다.

비용견적 방법은 비용견적이 발전하고 프로젝트가 프로젝트 단계를 진행함에 따라 검토하고 반영해야 한다. 프로젝트의 하위 구성요소가 성숙한 반면 다른 영역은 충분한 정의나 증거 데이터가 없는 상황에서 여러 방법을 결합하여 비용 견적을 산출하는 것이 일반적이다.

방법이 선택되면 프로젝트 팀은 2단계: 증거 구축/수집으로 돌아가 비용 견적 데이터 요구사항을 재검토할 수 있다.

결정론적 접근법과 확률론적 접근법

비용 및 리스크를 추정하는 데 일반적으로 사용되는 두 가지 비용견적 접근법이 있습니다.

• 결정론적 접근법 – 이 접근법은 알려진 데이터 포인트를 기반으로 위치를 확립하는 방법을 기반으로 한다. 이 방법은 자재 낭비 효율을 가정하거나 평균값을 보간하는 등 구체적인 상승/조정치를 명확하게 표현할 수 있으며, 전문가의 의견과 같은 주관적인 의견을 포함하는 보다 복잡한 방법도 사용할 수 있다.
• 확률론적 접근법 – 이 접근 방식은 예상 비용의 확률 분포를 생성하는 수학적 모델을 구축하는 데 기반한다. 이러한 방법은 입력 데이터와 확률, 분포 및 상관관계에 대한 가정사항에 크게 의존한다. 이 방법은 매우 정교한 결과를 제공하지만, 표본 크기가 작은 등 성숙도가 낮은 데이터에 적용할 경우 신뢰도가 떨어질 수 있다.

결정론적 방법은 프로젝트의 초기단계에서 선호되어야 하며, 일반적으로 다양한 옵션을 처리하기 위해 더 빠르고 신뢰할 수 있는 답변을 제공한다. 유사사례 비용 견적이나 시나리오 기반 모델링과 같은 결정론적 비용 견적 방법은 SOC에서 복잡성이 높은 프로젝트에 더 적합하지만, 사용 가능한 데이터와 성숙도가 출력 기반 시뮬레이션 및 몬테카를로와 같은 확률적 방법의 사용을 뒷받침하는 일상적인 프로젝트에는 고려되지 않아야 한다.

하향식 대 상향식

비용견적 방법론의 또 다른 주요 차이점은 전체 프로젝트를 출발점으로 취급하는 접근법과 개별 항목을 출발점으로 취급하는 접근법입니다.

• 하향식 방법 – 벤치마킹과 같은 상위 수준의 방법은 프로젝트의 전체 또는 총 비용 견적을 시작으로, 그 다음에 이를 더 작은 단위로 세분화한다. 하향식 접근 방식은 세부 정보가 부족할 때 간극을 메우거나 하향식 계산 결과를 검증하는 데 사용될 수 있다. 하향식 접근 방식은 프로젝트의 전체적인 관점에서 전략적 의사결정에 더 적합하다. 이러한 방법에는 예를 들어 유사 프로젝트와의 비교(유추)가 포함된다.
• 상향식 방법 – 각 비용 견적 결정의 기반이 되는 “기본 원칙”을 명확히 하여 개별 비용 항목을 정확하게 파악한 다음, 이를 집계하고 그룹화한다. 이 접근 방식은 누락된 부분이 고려되지 않기 때문에 프로젝트에 대한 완전한 이해에 크게 의존하기 때문에 성숙한 데이터 세트에 가장 적합하다.

두 접근 방식 모두 비용 견적의 정확성에 기여하므로, 비용 견적 팀은 두 가지 중 하나를 선택하거나 두 가지를 보완하여 비용 견적의 품질을 개선해야 한다.

권장 방법

프로젝트 규모, 복잡성, 프로젝트 단계 및 비용 견적의 목적에 따라 비용 및 리스크 추정 방법에 영향을 미쳐야 한다.

 

비용 추정 방법

• 매견변수비용 견적 – 이용 가능한 정보의 수준에 유연하게 대응할 수 있는 이 방법은 반복 가능한 프로젝트에 대한 초기 계산에 유용하며, 벤치마크 데이터를 사용하여 복잡하거나 새로운 프로젝트 또는 하위 구성 요소를 비교할 수 있다.
• 기본 원리(상향식) 비용 견적 – FBC(Final Business Case) 단계 게이트에 선호되는 방법다. 완전한 데이터에 의존하기 때문에 이 방법은 설계 성숙도가 중간/높은 단계에 가장 적합하다. 변수 간의 연관성이 명확하기 때문에 민감도 분석 및 비용 동인 식별에 적합하다. 작업이 번거롭기 때문에 여러 옵션이 있는 프로젝트에는 적합하지 않을 수 있다. 반복 가능한 프로젝트는 더 발전된 선례에서 재사용 가능한 템플릿을 활용하면 도움이 될 수 있다.
• 유사사례 비용 견적 – 반복 가능한 프로젝트와 새로운 프로젝트의 보정 또는 검증 작업에 매우 유용하다. 이 방법은 비교 가능성에 대한 가정을 기반으로 하기 때문에, 광범위한 범위만 제공하기 때문에 초기 단계에 적합하다.
• 전문가 의견 – 초기 단계 및 옵션 비교에서 새로운 또는 복잡한 프로젝트에 매우 적합하다. 주관적인 특성으로 인해 후기 단계의 결정에서 의문이 제기될 수 있다.

리스크 비용 견적 방법

• 시나리오 기반 모델링 – 제한된 데이터 환경에서도 엄격하고 신뢰할 수 있는 비용 견적을 제공하다. 따라서 초기 단계의 복잡하거나 새로운 프로젝트에 특히 적합하다. 명시적인 가정사항을 기반으로 하기 때문에 옵션 비교 분석에도 유용하다.
• 모멘트 방법 – 통계적 특성에 기반한 리스크의 복합 확률을 계산하는 방법은 데이터가 성숙한 경우에 유용하다. 이 방법은 반복적인 프로젝트에 대한 신속한 대응이나 시나리오의 복합 확률을 명확하게 표현하는 데 유용하다.
• 정량적 리스크 분석/입력 기반 시뮬레이션/몬테카를로 – 프로젝트의 후기 단계에서 가장 일반적으로 사용되는 방법이다. 이 방법은 완전한 데이터 세트와 가정사항에 의존하며, 입력 데이터의 품질에 매우 민감하다. 새로운/복잡한 프로젝트는 초기 단계에서 필요한 데이터의 성숙도가 부족할 수 있으므로, 이 방법은 잘못된 확신을 줄 수 있으므로 권장되지 않다.

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4단계: 기본 추정, 불확실성, 리스크 및 기회 계산

이 단계는 비용 견적 실무의 핵심으로, 비용의 주요 구성 요소를 정량화합니다.

기본 비용 견적

기본비용 견적은 이용 가능한 정보, 가정사항 및 선택한 방법을 바탕으로 예상 비용을 계산한 것이다.

정보의 성숙도가 의미하는 바를 검토하고 이해하는 것이 매우 중요하다. 이를 통해 적절한 방법론을 선택하고 비용 견적의 종속성을 확립할 수 있다.

전체 프로젝트 및 하위 구성 요소의 기본비용 견적은 레벨 0의 세분화(2단계 참조)와 일치해야 하며, 후속 비용 세분화 구조와도 일치해야 한다. 비용 견적의 세분화 정도는 사용 가능한 설계 성숙도에 따라 달리다.

에스컬레이션 (인플레이션)

기본비용 견적은 과거, 현재 또는 미래의 특정 시점을 기준으로 해야 한다. 일반적인 실무에서는 비용 견적의 기준 날짜를 현재 날짜로 한다. 기준이 과거 날짜이거나 미래 날짜인 경우, 비용 견적 보고서에는 현재 날짜와 과거/미래 날짜 사이의 인플레이션을 계산하기 위해 사용된 메커니즘(예: 지수 이름) 및 계산에 대한 명확한 증거가 포함되어야 한다. 프로젝트의 기준 날짜가 현재 날짜인 경우, 인플레이션 리스크를 계산하여 분석의 레벨 0에 자세히 설명된 대로 별도의 요소로 취급할 수 있다.

비용견적의 불확실성

불확실성은 다음 세 가지 요인에 의해 발생한다.

• 결정사항들 – 설계의 성숙도 부족으로 인한 변동성, 예를 들어 고속도로 프로젝트의 난간 길이. 설계의 다양성은 초기 단계에서 권장되며, 프로젝트 성과에 건전한 요소이다. 너무 일찍 선택의 폭을 좁히면 프로젝트 결과에 부정적인 영향을 미칠 수 있는 잘못된 선택을 할 수 있기 때문이다. 비용 견적은 이러한 변동성을 인정하고 반영해야 한다. 이러한 대안들 간의 차이가 중대한 차이를 초래하는 경우, 설계 옵션은 별도의 비용 견적 작업으로 처리해야 한다. 불확실성은 선호하는 옵션으로 변동을 좁히거나 실행 불가능하다고 판단되는 전체 부분을 배제하는 등 복잡하고 점진적인 의사결정 프로세스를 통해 해결된다.
• 데이터 성숙도 부족 – 일반적인 정보 또는 경험이나 가정사항에서 추론한 정보에 기반한 경우. 예를 들어, 지반 공사에 대한 토질 데이터가 있다고 가정해 보자. 이러한 데이터는 알려진 미지 정보이므로 연구 또는 조사(동일한 예에서 토질조사 분석 수행)를 통해 수정할 수 있다. 이 조사는 투자가 필요하므로 불확실성의 민감도가 프로젝트에 중요한 영역(이 예에서는 암석 구성이 시추 작업의 성능에 영향을 미쳐 프로젝트의 예상 길이에 중대한 영향을 미치는 경우)에 한해 진행해야 한다.
• 편향 또는 오류 – 정확하지 않은 값으로 치우치는 의식적 또는 무의식적 가정사항. 참고 자료를 선택할 때 평가 대상 프로젝트의 특정 조건을 무시할 수 있다(표본추출 편향), 이용 가능한 정보는 성공적으로 완료된 프로젝트만 반영할 수 있다(생존 편향), 또는 가정사항이 성공에 대한 선의의 의도를 반영할 수 있다(낙관주의 편향). 알 수 없는 불확실성으로서, 편향 및 오류는 체계적인 검토(벤치마크와 비교), 가정사항에 대한 철저한 문서화(불일치를 파악하기 위해), 전문가의 의견 및 계산의 상호 참조를 통해 수정되어야 한다.

프로젝트가 진행됨에 따라 불확실성은 감소하고 그 결과 범위는 축소된다(5단계 참조). 프로젝트가 단계별 승인을 진행함에 따라 불확실성의 범위를 줄이기 위해 기본 정보를 지속적으로 검토해야 한다.

기본 비용 견적이 완료되면 민감도 분석을 수행하여 각 값에 대한 경계 조건을 다음과 같이 설정해야 한다.

 

• 합리적으로 비관적 – 요율, 효율성 또는 수량에 대한 비관적인 가정사항을 고려한 입장으로, 따라서 예상보다 높다. 
• 가장 가능성이 높은 – 가장 잘 알려진 데이터와 설계, 납품 및 비용견적 팀의 판단에 기반한 입장(일반적으로 기본비용 견적)다. 
• 합리적으로 낙관적 – 효율성이 더 높을 것이라는 가정사항에 기반한 입장으로, 따라서 가장 가능성이 높은 비용보다 낮다.

이 개별 출력은 입력 데이터의 가용성, 변동성 및 성숙도에 따라 달라진다. 이 출력들은 하위 구성 요소에서 집계되어 프로젝트의 전체적인 위치(하향식 계산)를 형성하기 때문에, 합리적인 저, 중, 고 점수가 조정된다. 증거에 따르면 프로젝트는 가장 가능성이 높은 값보다 높게 나타날 가능성이 더 높다. 세 가지 포인트는 일반적으로 높은 쪽으로 치우쳐 있다. 비용견적팀은 확률 분포를 반영하여 각 항목의 예상 비용을 조정해야 한다. 확률 분포를 고려하여 이러한 조정을 한 후, 각 항목의 예상 최종 비용은 가장 가능성이 높은 값과 다다(일반적으로 더 높음).

 

리스크 고려

리스크는 프로젝트 성과에 대한 외부 위협 및 전망을 그 발생 확률에 따라 반영하기 위해 모델링해야 하는 필수적인 요소이다.

 

프로젝트는 사건이 실제로 발생했을 때의 임팩트 및/또는 중단 가능성을 피하거나 줄이기 위해 리스크를 관리하기 위한 조치를 고려해야 한다. 이러한 완화 조치는 완화 후의 가능성, 잔여 임팩트 및 완화 활동의 비용을 고려하여 정량화해야 한다. 높은 가능성의 리스크는 실제로 발생한 것으로 간주하여 (잔여 임팩트를 모두 고려하여) 반영해야 하며, 그 반대 가능성은 상승 기회로 계산해야 한다.

 

비용견적을 작성할 때 고려해야 할 리스크의 유형은 다음과 같다.

• 알려진 리스크 – 리스크가 알려져 있으며 프로젝트 리스크 등록부에 기록되어 있다. 영향은 대부분 알려져 있으며 정량화할 수 있다. 이러한 리스크는 프로젝트의 성숙도가 높아짐에 따라 발전되고 상세하게 설명된다. 임팩트 및 확률에 대한 가정사항은 문서화하고 민감도를 테스트해야 한다. 리스크 간의 상관관계(한 리스크가 다른 리스크의 실현에 따라 발생할 확률)는 분석하기 어렵고, 확률적 방법에 영향을 미친다.
• 전략적 리스크 - 프로젝트에 영향을 미치는 비즈니스 결정(예: 프로젝트 개발에 영향을 미치는 정책 변경)의 영향을 받은 리스크.
• 범위 리스크 - 프로젝트 범위와 관련된 불확실한 사건이나 조건을 반영하는 리스크.
• 일정 리스크 - 프로젝트 프로그램/일정의 중대한 변경으로 인해 발생하는 리스크. 부실하게 정의된 일정은 비용견적에 중대한 임팩트를 미치는 비용 동인으로 간주되어야 한다(그림 9 참조). 프로젝트 지연은 비용에 불균형적인 영향을 미치기 때문에, 비용 검토에서 낙관적인 일정 가정사항을 표시해야 한다.
• 행동 리스크 - 업무 환경에서 인간의 심리와 이러한 행동을 유도하는 문화로 인해 발생하는 리스크.

리스크 관리 접근 방식은 비용 견적과 조정되어야 리스크의 정량화가 프로젝트 실행과 일치할 수 있다.

고려해야 할 리스크의 다른 측면

비슷한 방법과 도구로 분석할 수 있지만, 두 가지 유형의 확률 기반 요인은 별도로 처리해야 다.

• 기회 – 예상된 일부 비용이 발생하지 않거나, 예상 프로젝트 비용의 일부로 고려된 확률이 높은 리스크가 발생하지 않을 가능성.
• 중요/중대한 리스크 – 실현될 경우 프로젝트의 연속성을 저해할 정도로 프로젝트에 임팩트를 미치는 리스크. 이러한 리스크는 문서화하여 별도로 처리하고, 프로젝트 리더십에 정기적으로 보고하며, 별도로 회계 처리해야 한다(컨틴전시 펀드를 할당한다고 해서 프로젝트 재평가의 필요성이 사라지는 것은 아니기 때문). 이러한 리스크를 나타내는 다른 용어로는 “블로우아웃 리스크”, “쇼스토퍼 리스크”, “툼스톤 리스크” 또는 “블랙스완 이벤트”가 있다.

이 두 가지 범주는 비용 견적을 왜곡할 수 있으므로 전체 비용 견적과 별도로 계산하고 보고해야 합니다.

프로젝트 컨틴전시

다양한 리스크 유형 및 관련 완화책에 대한 평가는 전체 프로젝트 컨틴전시(Anticipated Final Cost)에 포함될 전체 프로젝트 컨틴전시(Anticipated Final Cost)에 반영되어야 한다. (그림 10 참조).

 

다양한 리스크 유형 및 관련 완화 조치와 완화 후 비용에 대한 평가는 전체 리스크 관리 비용을 정확하게 반영해야 한다. 프로젝트는 리스크가 실현될 경우 그 임팩트를 해결하기 위해 자금을 예비로 확보해야 한다. 이 자금은 리스크의 임팩트에 비례해야 하며 리스크가 실현될 확률에 따라 조정되어야 한다. 따라서 프로젝트 컨틴전시 비용은 확률 값으로 비용이 추정된다. 프로젝트 팀은 리스크에 대응하기 위해 낙관적, 중간, 비관적 지출을 평가해야 한다. 리스크의 중간값(또는 P-50에 상응하는 값)은 프로젝트의 예상 최종 비용에 할당되어야 한다.

 

컨틴전시 비용은 프로젝트에서 실현된 리스크에 대응하기 위해 사용되어야 한다. 프로젝트가 구체화되고 범위와 리스크가 더 명확해짐에 따라 컨틴전시 비용의 규모와 할당을 수정해야 한다. 프로젝트는 동일한 프로젝트 비용 범위 내에 남아 있더라도 비상 자금을 재할당하거나 용도를 변경해서는 안 된다.

 

비상 자금의 할당은 프로젝트 관리의 리스크 소유권에 따라 결정될 수 있으며, 스폰서와 궁극적으로는 HM Treasury가 프로젝트 및 포트폴리오 전체에 걸쳐 “할당되지 않은 비상 자금”을 보유할 수 있다. 프로젝트 팀, 실행 기관, 부서 및 궁극적으로는 HM Treasury는 리스크에 대응할 수 있는 능력에 비례하여 비상 자금의 일부를 보유해야 한다.

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5단계: 비용 견적 보고서 작성

비용 구성 요소의 계산을 완료한 후, 비용 견적 팀은 프로젝트 결정을 뒷받침할 수 있는 명확하고 일관된 보고서로 통합해야 한다.

 

비용 견적은 단일 숫자가 아닌 대략적인 값으로, 다음의 맥락에서 이해해야 한다.

• 비용 견적을 작성할 때 사용한 근거 및 방법론(WBS를 참조해야 함)
• 비용 견적의 근거가 된 정보(출처 및 성숙도 포함)
• 비용 견적의 가정사항 및 비용 견적 총액에서 제외된 사항
• 총 비용(공통 “레벨 0”부터 시작) 및 설계 성숙도에 따른 보다 세분화된 내역
• 프로젝트 책임자/SRO가 고려해야 할 위협 및 기회 주요 리스크 정보는 한 페이지로 요약해야 한다.
• 불확실성을 더욱 줄이기 위한 우선 순위 영역을 포함한 다음 단계의 우선 순위 권장 사항
• 비용 견적에 대해 수행한 검토의 증거

비용 견적은 예상 최종 비용과 비용 견적의 신뢰도를 반영한 가능한 값의 범위를 명확하게 명시해야 한다.

예상 최종 비용(AFC)

AFC는 다양한 비용 요소를 고려하여 프로젝트가 목표로 달성해야 할 예상 결과로 예상되는 가치이다. 이는 비용견적의 불확실성을 반영하여 조정된 기본비용 견적치의 합계에, 예상되는 리스크를 반영하기 위한 프로젝트 컨틴전시 참작금을 더한 금액입니다. 비용견적은 “중간 시나리오/P-50 상당” 비용을 제시해야 한다. 즉, 견적자는 실제 결과가 이 기준치보다 높거나 낮을 가능성이 비슷하다고 판단한다는 의미이다.

 

AFC에 대한 중대한 변경 사항은 표시하고 조사하여 그 원인을 파악해야 한다. 일반적인 원인은 범위 변경이나 고려되지 않은 리스크가 식별된 경우이다. SRO는 프로젝트를 이전 수치 내에서 유지하기 위한 가치공학(Value Engineering), 컨틴전시 할당 변경 또는 낙관적인 “회복 전략”에 주의를 기울여야 한다. 이러한 변경 사항은 종종 더 광범위한 문제를 나타내기 때문이다.

 

가능한 값의 범위

AFC는 확률에 기반하기 때문에, 비용 견적은 프로젝트의 합리적인 범위를 정의하는 예상 범위로 계산된다. 

 

비용 견적의 신뢰도, 그리고 그와 관련된 범위는 프로젝트 범위, 일정 및 리스크의 정의 등 입력 데이터의 성숙도에 따라 달라진다. 비용 견적 신뢰도 범위는 비용 동인 및 그 정의와 비용 견적 등급의 평가에 의해 결정된다. 범위는 확률 범위가 아닌 AFC의 백분율로 표시된다. AFC에 신뢰도 범위를 적용한 후 범위가 크게 변경될 경우, 모든 가능성을 포착하기 위해 범위 범위에 의존하기보다는 비용 견적을 재조정해야 한다.

 

각 프로젝트 단계에서 비용 견적 범위는 목표 임계값에 대해 평가되어야 한다. 비용 견적이 예상 범위를 벗어나는 경우, 프로젝트 리더십은 프로젝트가 게이트를 통과할 만큼 충분히 성숙했는지, 또는 추가 개발 및 정의가 다음 단계로 진행하기 위해 필요한 신뢰도를 제공할지 여부를 질문해야 한다.

 

대부분의 프로젝트는 허용 가능한 범위 내에 있어야 하지만, 예외적으로 프로젝트가 예상된 성숙도에 도달하고 모든 요구사항을 준수했지만 비용 견적에 높은 불확실성이 남아 있는 경우를 입증할 수 있다. IPA는 이러한 프로젝트를 개별적으로, 예외적으로만 평가한다.

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6단계: 검토 및 보증

비용 견적을 검토하고 보증하는 것은 비용 견적의 정확성과 신뢰성을 높이는 주요 실무이다.

 

프로젝트가 진행될 때 혼란이나 모호함이 발생하지 않도록 검토의 목적, 목표 및 기대치를 미리 정해 두는 것이 중요하다(1단계 참조).

 

검토 및 보증 계획은 의사소통의 명확성과 책임의 명확성을 보장하기 위해 입력, 출력 및 필요한 프로젝트 상호 작용을 명확하게 설명해야 한다.

 

또한 다양한 시점에서 비용 견적에 대해 요구될 다양한 유형의 검토를 명시해야 한다. 신뢰를 구축하고 프로젝트 팀과의 더 나은 상호 작용을 촉진하기 위해 검토 팀의 연속성이 바람직하다.

 

프로젝트의 복잡성과 규모가 정당화되는 경우, 보증은 프로젝트의 견적자, 설계자, 관리자, 경영진, 후원자 및 이해관계자와는 완전히 독립적인 팀에 의해 수행되어야 한다.

 

보증은 주요 단계에서 리더십의 승인 및 비용 견적에 대한 의사결정에 이르기까지 특히 중요하다.

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7단계: 프로젝트 리더십의 승인

승인 프로세스의 목적은 프로젝트 리더십이 비용 견적 데이터를 명확히 하고 의문을 제기하며, 이를 이해하고, 프로젝트를 관리할 때 그 통찰력에 의존할 것을 공식적으로 인정할 기회를 제공하는 것이다.

 

승인 프로세스에 포함되는 문서는 다음과 같다.

• 프로젝트 비용 견적 (예상 최종 비용의 범위, 충분한 세부 수준으로 세분화)
• 비용 견적 보고서
• 리스크 등록부
• 가정사항 등록부
• 검토 및 보증에서 파악된 모든 관찰 사항 및 권고 사항

비용 견적을 수락할 때, 프로젝트 리더십은 프로젝트의 범위, 일정, 옵션 및 상업적 전략과 함께 비용 견적의 관계를 이해하고 검증해야 한다.

 

프로젝트 책임자는 비용 견적의 공식적인 수락 및 완전성이 충족되었는지 확인하고, SRO에 비용 견적 성과물에 만족함을 전달하는 역할을 한다.

 

SRO는 프로젝트에 대한 최종 책임이 있으므로, 비용 견적의 소유권을 이해 및 수락하고 프로젝트 결정을 준비할 책임이 있다. 여기에는 회계 책임자에게 비용 견적이 본 지침 및 HM Treasury Green Book에 따라 작성되었음을 보증하는 것이 포함되며, 이는 회계 책임자의 사업 개요 승인 요청의 일부이다.

 

비용 견적의 핵심 요구 사항에 대한 공식적인 승인 및 만족 사항은 IPA가 공식적인 단계별 승인 검토의 일환으로 SRO에 요청하는 서면 진술서에 기록되어야 한다.

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8단계: 의사 결정을 뒷받침하기 위해 비용 견적 사용

이 프레임워크의 단계는 견고한 비용 견적을 위한 일관된 접근 방식을 제공하여 프로젝트 방향 설정에 관한 건전한 의사결정을 뒷받침한다.

 

비용견적치는 그린북 및 단계별 게이트 요구 사항에 정의된 프로젝트 단계 게이트 마일스톤에 대한 핵심 입력 사항이다.

 

 

프로젝트의 초기 단계에서 비용 견적은 프로젝트의 설계, 범위 및 요구사항에 따라 변경될 수 있다. 프로젝트 리더십은 비용 견적을 고려하되, 독립적으로 예산 및 단계별 승인 결정에 참여해야 한다. 

 

프로젝트의 후반 단계에서 여기에서 설명한 비용견적 프로세스는 가변 범위를 가진 AFC를 제공하며, 의사결정자는 이 AFC를 사용하여 경제성, 비용 대비 효과 및 프로젝트에서 요구되는 결과에 대한 광범위한 고려 사항을 고려하여 현실적인 예산을 설정해야 한다.

 

5단계에서 강조된 예상 정확도 범위는 비용 견적을 세 가지 값으로 표시하여 예상 비용 범위를 설정한다. 이는 범위 정의 수준을 기반으로 하고, 알려지지 않은 리스크 위협에 대한 일부 컨틴전시(컨틴전시)를 고려하여 가장 가능성이 높은 최종 비용, 합리적으로 낙관적인 최종 비용 및 비관적인 최종 비용을 나타낸다.

 

조직의 리스크 프로필 및 프로젝트의 전략적 중요성에 따라, 프로젝트 예산을 설정할 때 각 단계 게이트에서 “합리적으로 낙관적인/비관적인” 비용 범위를 고려하고 경제성 기준에 대해 측정해야 한다.

• 합리적으로 비관적인 비용견적치가 경제성 임계값을 초과하는 경우, 해당 솔루션이 경제적으로 실현 가능할 가능성은 합리적으로 낮다.
• 합리적인 최상의 경우가 경제성 임계값을 하회하는 경우, 해당 솔루션이 경제적으로 실현 가능할 가능성은 합리적으로 높다.
• 경제성 임계값이 범위 상한과 하한 사이에 있는 경우, 프로젝트 팀은 적절한 조치를 고려해야 한다.

따라서 이 프로세스는 의사결정자와의 논의에 무게를 실어 프로젝트를 현실적인 비용 범위 내에 위치시키는 데 사용되어야 하며, 성공적인 실행이 도전적이지만 달성 가능하도록 보장해야 한다. 프로젝트가 진행됨에 따라 본 문서에 명시된 방법론을 적극적으로 활용하고 재검토하여 적절한 예산을 설정하고 도전하며, 성공적인 실행을 유지하기 위한 핵심 결정을 지원하는 데 활용할 것을 권장한다.